Cultuurforum

Statuten vzw Cultuurcentra

Tussen ondergetekenden en hierna genoemde personen :

 Titel I : Naam - Zetel - Duur - Doel

De zetel is gevestigd in het Gemeentehuis te Hoeilaart. Indien dit nodig mocht blijken, kan hij door de Algemene Vergadering, die hierover beslist met een meerderheid van twee derden van de stemmen, om het even waar gevestigd worden op het grondgebied van de gemeente Hoeilaart.

De vereniging wordt opgericht voor onbepaalde duur. Zij kan te allen tijde ontbonden worden, mits inachtneming van de artikelen 20 tot en met 26 van de wet van 27 juni 1921.

§ 1 De vereniging heeft tot doel, met uitsluiting van ieder winstbejag en met inachtneming van de Cultuurpactwet van 16 juli 1973, het beheer te voeren over de gebouwen van het Felix Sohiecentrum (uitgezonderd de lokalen die gebruikt worden voor de bibliotheek en het naschools onderwijs) en Koldam (grote zaal op gelijkvloers en tentoonstellingsruimte op verdieping).

§ 2 Tussen de Gemeenteraad van Hoeilaart en de vereniging wordt een concessie-overeenkomst afgesloten, waarin de onderlinge rechten en plichten betreffende het beheer van in § 1 genoemde gebouwen worden bepaald.

§ 3 De VZW Cultuurcentra is een pluralistische instelling, werkzaam in één openbaar gebouw of in een als één geleid en samengeordend geheel van functionele openbare gebouwen, en die de volgende doelstellingen tegelijkertijd nastreeft (cfr. artikel 4 van het decreet van 24 juli 1991) :

1. het ter beschikking stellen van ruimten voor activiteiten van de verschillende culturele werksoorten, organisaties, bevolkingsgroepen, ideologische en filosofische strekkingen;

2. het op eigen initiatief organiseren van culturele activiteiten waarin het kunstgebeuren een prioritaire rol vervult;

3. het bieden van ruimte voor informele ontmoeting en contact;

4. het begeleiden, het ondersteunen en het verlenen van diensten aan de organisatoren van activiteiten in het Felix Sohiecentrum en de zaal van de Koldam en zo nodig het leveren van een bijdrage tot ondersteuning en coördinatie in de culturele sector en tot ruimere samenwerkingsverbanden.

§ 4 De beheersorganen hebben geen recht op tussenkomst in de programmering en de culturele inhoud van de activiteiten die er plaatsvinden op initiatief van de gebruikers, behalve wat betreft de maatregelen die behoren tot het strafrecht, het sociaal recht, het belastingsrecht, de economische reglementering en onverminderd de grondwettelijke waarborgen.

De regels tot vaststelling van de gebruiksvoorwaarden mogen uitsluitend rekening houden met de eigen materiële kenmerken van de desbetreffende culturele infrastructuur.

Om ideologische of filosofische redenen kan aan geen enkele groepering het gebruik van het Felix Sohiecentrum, en de zaal van de Koldam voor culturele doeleinden worden ontzegd.

§ 5 De vereniging mag alle verrichtingen doen, welke rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op haar doel of van aard zijn de verwezenlijking ervan te begunstigen. Zij mag onder andere alle roerende goederen verwerven die nodig zijn voor de verwezenlijking van haar doel.

De vereniging is samengesteld uit werkende leden die stemgerechtigd zijn. De Raad van Beheer kan buiten de werkende leden andere categorieën van leden, zoals ereleden en steunende leden, erkennen en de rechten van deze categorieën bepalen, zonder evenwel dezelfde rechten toe te kennen als deze van de werkende leden.

Alleen de werkende leden genieten van de rechten door de wet en deze statuten aan het lidmaatschap voorbehouden.

De vereniging bestaat, in Algemene Vergadering en Raad van Beheer, voor de ene helft uit leden aanvaard door de inrichtende overheid volgens het evenredig stelsel, en voor de andere helft uit leden van de door de gemeenteraad erkende Cultuurraad. In de mate van het mogelijke zal een onrechtmatig overwicht zowel van één van de ideologische en filosofische strekkingen als van één van de verbruikersgroeperingen worden voorkomen.

§ 1 Het aantal werkende leden van de vereniging wordt bepaald door de Algemene Vergadering, doch dit aantal moet ten minste het dubbele bedragen van het aantal leden dat nodig is opdat volgens het evenredig stelsel ook de kleinste ideologische en filosofische strekking van de Gemeenteraad met ten minste één lid vertegenwoordigd is in Algemene Vergadering en Raad van Beheer van de vereniging. Deze berekening gebeurt op basis van het aantal leden dat elke ideologische en filosofische strekking telde op het ogenblik van de installatievergadering van de Gemeenteraad.

§ 2 Er wordt een register bijgehouden van de werkende leden met aanduiding van de ideologische en filosofische strekking van de Gemeenteraad ofwel van de erkende Cultuurraad waardoor ze voorgedragen werden.

De toetreding tot de vereniging behelst de aanvaarding van de statuten en van het huishoudelijk reglement en houdt de verplichting in tot het nakomen ervan.

De hoedanigheid van werkend lid van de vereniging wordt verloren :

a Voor de leden -afgevaardigden van een ideologische en filosofische strekking van de Gemeenteraad : indien de Gemeenteraad op voorstel van deze strekking tot hun vervanging besluit.

De Gemeenteraad moet overgaan tot een globale hernieuwing van zijn vertegenwoordigers in de loop van de drie eerste maanden volgend op de installatie van een nieuwe Gemeenteraad.

b Voor de leden - afgevaardigden van de erkende Cultuurraad : bij ontslag uit de betrokken adviesraad of indien deze laatste tot hun vervanging besluit. De gemeentelijke Cultuurraad moet overgaan tot een globale vernieuwing van zijn vertegenwoordigers in de loop van de drie eerste maanden volgend op de installatie van een nieuwe Gemeenteraad.

c Door ontslag van het lid. Dit ontslag moet schriftelijk aan de Voorzitter van de vereniging meegedeeld worden

d Door overlijden of rechtsonbekwaamheid.

e Door uitsluiting die geschiedt onder de voorwaarden bepaald door artikel 12 van de wet van 27 juni 1921. Een niet-gemotiveerde afwezigheid op drie achtereenvolgende vergaderingen waarop het lid werd uitgenodigd, geldt als een reden tot uitsluiting. De afvaardigende instantie wordt uitgenodigd een nieuw lid voor te dragen aan de Gemeenteraad.

§ 2 Het lidmaatschap mag evenwel niet langer duren dan zes jaar, doch is vernieuwbaar. De lidmaatschappen die worden toegekend bij de stichting van de vereniging, lopen tot ten laatste drie maanden na de installatie van een nieuwe Gemeenteraad. De leden blijven evenwel in functie totdat zij vervangen worden.

§ 3 Indien aan een lidmaatschap voortijdig een einde komt, door de redenen vermeld onder § 1, wordt zo spoedig mogelijk in de opvolging voorzien, op voordracht van de ideologische en filosofische strekkingen of van de erkende adviesraad door wiens afgevaardigde het betrokken lidmaatschap werd ingenomen. Deze opvolging moet geschieden met inachtneming van de voorwaarden gesteld onder artikel 6 en 7. De opvolger voleindigt het mandaat.

§ 4 Degene die, om het even om welke reden, zijn hoedanigheid van werkend lid van de vereniging verliest, noch zijn erfgenamen, kunnen aanspraak maken op het vermogen van de vereniging of terugbetaling eisen van de eventueel gestorte bijdragen.

Werkende leden zijn geen lidgeld verschuldigd.

De Algemene Vergadering is het hoogste gezagsorgaan van de vereniging. Zij is bevoegd inzake :

1. het goedkeuren van de begrotingen en de rekeningen;

2. het benoemen en afzetten van beheerders;

3. het uitsluiten van werkende leden;

4. het wijzigen van de statuten;

5. het ontbinden van de vereniging.

§ 1 De werkende leden worden ieder jaar ten minste tweemaal bijeengeroepen in gewone Algemene Vergadering. Op deze samenkomsten worden de werkingsverslagen en de rekeningen, evenals de begrotingen, de werkingsvooruitzichten en beleidsnota’s ter goedkeuring voorgelegd. Het goedkeuren van de rekeningen geldt als ontheffing van de Raad van Beheer.

§ 2 De Raad van Beheer kan buitengewone Algemene Vergaderingen beleggen telkens als hij dit nodig acht.

§ 3 Eén vijfde van de werkende leden van de vereniging kan de bijeenroeping van de Algemene Vergadering eisen met een door hen opgestelde agenda. Deze samenkomst moet plaatsvinden binnen de maand na het schriftelijk indienen van het verzoek bij de Voorzitter.

Buitengewone vergaderingen op verzoek van de leden, kunnen niet worden opgeroepen tijdens de maanden juli en augustus.

§ 1 In naam van de Raad van Beheer worden de oproepingsbrieven ondertekend door de Voorzitter, of bij ontstentenis door de Ondervoorzitter, alsmede door de Secretaris. De uitnodigingen worden ten minste acht dagen voor de bijeenkomst verstuurd naar de werkende leden en naar de waarnemers. De agenda, opgesteld door de Raad van Beheer, wordt bij de uitnodiging gevoegd.

§ 2 Op de agenda moet elk voorstel worden ingeschreven dat ten minste veertien dagen voor de samenkomst schriftelijk door een werkend lid wordt ingediend bij de Voorzitter.

§ 1 De samenkomsten van de Algemene Vergadering worden voorgezeten door de Voorzitter, bij diens afwezigheid door de Ondervoorzitter en als ook deze niet aanwezig is, door het aanwezige werkend lid van de Raad van Beheer met de hoogste leeftijd.

§ 2 Elke samenkomst begint met het voorleggen van het verslag van de vorige vergadering. De op de agenda gestelde punten worden besproken in de volgorde waarin zij op het oproepingsbericht voorkomen. Alleen bij beslissing van de Algemene Vergadering kan deze volgorde worden gewijzigd.

§ 3 Over onderwerpen die niet op de agenda voorkomen, kan niet geldig beraadslaagd worden, tenzij mits het akkoord van twee derden van de aanwezige werkende leden.

§ 4 Als een bepaald agendapunt niet kan worden afgehandeld, wordt het automatisch verzonden naar de agenda van de volgende bijeenkomst en dan bij prioriteit behandeld, tenzij de Algemene Vergadering anders bepaalt.

§ 5 De Algemene Vergadering bepaalt tijdens haar bijeenkomst de voorlopige datum voor de volgende gewone vergadering en haar voorlopige agenda. De definitieve agenda wordt samengesteld door de Raad van Beheer.

§ 1 De Algemene Vergadering kan geldig beraadslagen, ongeacht het aantal aanwezige werkende leden.

§ 2 Elk werkend lid beschikt over één stem. Ieder werkend lid mag zich op de zittingen van de Algemene Vergadering laten vertegenwoordigen door een werkend lid van de vereniging, dat drager moet zijn van een schriftelijke machtiging op naam, die zal worden overhandigd aan de Voorzitter van de vergadering bij het begin van de zitting. Geen enkel lid mag echter ter zitting optreden in de plaats van meer dan één afwezig lid.

§ 1 De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen, behalve in de gevallen bepaald door de wet of onderhavige statuten.

§ 2 Als er gestemd wordt over personen of functies, of op verzoek van ten minste één derde van de aanwezige werkende leden, gebeurt de stemming geheim en schriftelijk. In de andere gevallen is de stemming publiek.

§ 3 Bij publieke stemming is de stem van de Voorzitter van de vergadering beslissend ingeval van staking van stemmen.

§ 4 Bij geheime stemming wordt het punt verworpen bij staking van stemmen.

§ 5 Wanneer er bij geheime stemming over personen, staking van stemmen is, heeft een nieuwe stemronde plaats tussen de kandidaten met het gelijk aantal stemmen. Wanneer ook deze stemronde geen beslissend resultaat oplevert, is de jongste kandidaat gekozen.

De Algemene Vergadering kan slechts geldig beraadslagen over het wijzigen van de statuten, wanneer het voorwerp daarvan bijzonder is vermeld in de oproepingsbrief en wanneer twee derden van de werkende leden op de vergadering aanwezig of rechtsgeldig vertegenwoordigd zijn. Tot geen wijziging kan worden besloten, tenzij met een meerderheid van twee derden van de stemmen. Zijn twee derden van de werkende leden op de eerste samenkomst niet aanwezig of vertegenwoordigd, dan kan een tweede vergadering bijeengeroepen worden, welke geldig kan beraadslagen ongeacht het aantal aanwezige werkende leden.

§ 1 Van elke zitting van de Algemene Vergadering wordt een verslag opgesteld en opgenomen in een register ad hoc. Deze notulen worden opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de secretaris en door hem samen met de Voorzitter ondertekend, na goedkeuring op de volgende samenkomst.

§ 2 De werkende leden, de waarnemers en het college van burgemeester en schepenen ontvangen een beknopt verslag van de samenkomsten van de Algemene Vergadering binnen één maand na de samenkomst.

§ 1 De vereniging wordt bestuurd door een Raad van Beheer, waarvan het aantal leden bepaald wordt door de Algemene Vergadering, zodanig dat voldaan wordt aan de artikelen 6 en 7, § 1 van deze statuten.

§ 2 De Raad van Beheer wordt verkozen bij geheime stemming en met gewone meerderheid door de werkende leden van de Algemene Vergadering.

§ 3 De helft van de leden van de Raad van Beheer wordt volgens het evenredig stelsel uit eigen schoot verkozen door de werkende leden die aanvaard werden op voordracht van de ideologische en filosofische strekkingen van de Gemeenteraad.

De andere helft wordt uit eigen schoot aangesteld door de werkende leden die aanvaard werden op voordracht van de erkende gemeentelijke Cultuurraad. In de mate van het mogelijke zal een onrechtmatig overwicht zowel van één van de ideologische en filosofische strekkingen als van één van de gebruikersgroeperingen worden voorkomen.

§ 1 De hoedanigheid van lid van de Raad van Beheer wordt verloren onder dezelfde voorwaarden als deze vermeld onder artikel 9, § 1 voor de werkende leden van de Algemene Vergadering.

§ 2 In geval van vacature zal, in afwachting van de eerstvolgende Algemene Vergadering, tot een voorlopige vervanging worden overgegaan door de Raad van Beheer. De ideologische en filosofische strekkingen van de Gemeenteraad en de erkende gemeentelijke Cultuurraad zullen worden verzocht een plaatsvervanger voor te stellen, alnaargelang het te vervangen lid van de Raad van Beheer door één van deze instanties werd voorgedragen. De eerstvolgende Algemene Vergadering zal dan overgaan tot een definitieve vervanging voor de nog resterende termijn van het vacante mandaat en dit onder de voorwaarden bepaald bij artikel 19.

§ 3 Het mandaat van lid van de Raad van Beheer loopt over zes jaar, doch is vernieuwbaar. De mandaten lopen tot bij de eerstvolgende Algemene Vergadering na de globale vernieuwing door de Gemeenteraad van zijn afgevaardigden in de loop van de drie eerste maanden volgend op de installatie van een nieuwe Gemeenteraad.

§ 1 De Raad van Beheer bestuurt de vereniging en vertegenwoordigt haar bij alle gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen. Hij treedt op, als eiser of verweerder, in alle rechtsgedingen en beslist over het al dan niet aanwenden van rechtsmiddelen.

§ 2 In het kader omschreven door de concessie-overeenkomst tussen de Gemeenteraad en de vereniging, is de Raad van Beheer bevoegd voor de handelingen van beheer en beschikking, voor het lenen en uitlenen voor om het even welke termijn en voor alle handels- en bankverrichtingen.

§ 3 Rekening houdend met de bepalingen van de concessie-overeenkomst met de Gemeenteraad, wordt de Raad van Beheer door het Gemeentebestuur gehoord bij de aanwervingsprocedure van de cultuurfunctionarissen (en de andere personeelsleden) van het cultureel centrum. De inrichtende overheid benoemt de cultuurfunctionarissen (en de andere personeelsleden) uit de door de Raad van Beheer voorgestelde kandidaten).

§ 4 De Raad van Beheer stelt de huishoudelijke reglementen vast.

§ 5 Alle bevoegdheden die niet door de wet of door deze statuten zijn toegewezen aan de Algemene Vergadering, worden uitgeoefend door de Raad van Beheer.

§ 1 De Raad van Beheer komt ten minste éénmaal per kwartaal samen en zo dikwijls als de belangen van de vereniging het vereisen.

§ 2 De oproepingsbrieven worden ondertekend door de Voorzitter, of bij ontstentenis door de Ondervoorzitter, alsmede door de Secretaris. De uitnodigingen worden ten minste acht dagen voor de bijeenkomst verstuurd naar de werkende leden en naar de waarnemers van de Raad van Beheer. De agenda wordt bij de uitnodiging gevoegd.

§ 3 De Raad van Beheer bepaalt tijdens zijn bijeenkomst de voorlopige datum voor de volgende gewone vergadering en haar voorlopige agenda. De definitieve agenda wordt samengesteld door de Voorzitter, in overleg met de Ondervoorzitter en de secretaris.

§ 4 Op de agenda moet elk voorstel schriftelijk worden ingeschreven dat ten minste veertien dagen voor de samenkomst schriftelijk door een werkend lid van de Raad van Beheer wordt ingediend bij de Voorzitter.

§ 5 Eén derde van de werkende leden van de Raad van Beheer kan de bijeenroeping van de Raad van Beheer eisen met een door hen opgestelde agenda. Deze bijeenkomst moet plaatsvinden binnen de maand na het schriftelijk indienen van het verzoek bij de Voorzitter.

Buitengewone vergaderingen op verzoek van de leden, kunnen niet worden opgeroepen tijdens de maanden juli en augustus.

De artikelen 13, 14, 15, 16 en 18 van onderhavige statuten die betrekking hebben op de werking van de Algemene Vergadering, zijn ook toepasselijk op de samenkomsten van de Raad van Beheer. Hierbij moeten echter de woorden "werkend lid van de Algemene Vergadering" vervangen worden door de woorden "werkend lid van de Raad van Beheer".

Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris en de penningmeester. Het is belast met de in ontvangstname van de briefwisseling, gericht aan de VZW Cultuurcentra, met de voorbereiding van de documenten die zullen voorgelegd worden aan de Algemene Vergadering en de Raad van Beheer en met de voorbereiding van de agenda van de Raad van Beheer.

§ 1 De Raad van Beheer kiest onder zijn werkende leden bij geheime stemming en bij volstrekte meerderheid een Voorzitter en een Ondervoorzitter, zodanig dat één van beiden behoort tot de leden voorgedragen door de ideologische en filosofische strekkingen van de Gemeenteraad en de andere tot de leden voorgedragen door de erkende gemeentelijke Cultuurraad.

§ 2 De Voorzitter en de Ondervoorzitter oefenen deze functie ook uit in de Algemene Vergadering.

§ 3 Behalve bijzondere afvaardiging, worden alle akten die de vereniging verbinden, getekend door de Voorzitter of zijn plaatsvervanger, alsmede door de Secretaris. Zij hebben zich tegenover derden niet te verantwoorden door een voorafgaandelijke beraadslaging van de Raad van Beheer.

De Raad van Beheer kan vaste waarnemers met een permanente opdracht aanduiden of tijdelijke waarnemers voor één of meerdere samenkomsten. De waarnemers hebben geen stemrecht.

De Raad van Beheer kan werkgroepen vormen, waarvan de samenstelling en de werking bij huishoudelijk reglement bepaald worden. Het voorzitterschap van deze werkgroepen wordt steeds waargenomen door een lid van de Raad van Beheer. In de schoot van deze werkgroepen kan beroep gedaan worden op niet-leden van de vereniging of deskundigen.

Alle ontvangsten die voortspruiten uit de werking van de vereniging en de exploitatie van het cultureel centrum, zullen worden gebruikt voor het dekken van de lasten van welke aard ook die de uitbating van het cultureel centrum belasten. Het eventueel overschot mag nooit verdeeld worden tussen de leden van de vereniging.

§ 1 Het toezicht over de financiën van de vereniging wordt nader omschreven in de concessie-overeenkomst die afgesloten wordt tussen de Gemeenteraad en de vereniging.

§ 2 De leden van de Raad van Beheer kunnen inzage krijgen in alle boekhoudkundige stukken van de vereniging.

Indien nodig regelt een huishoudelijk reglement alle verdere aangelegenheden die door deze statuten niet voldoende omschreven worden. Dit huishoudelijk reglement wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Gemeenteraad.

In geval van ontbinding van de vereniging zal het vermogen toekomen aan het Gemeentebestuur van Hoeilaart, met de verplichting het aan te wenden voor de aflossing van de financiële lasten van het cultureel centrum of voor het verwezenlijken van doelstellingen die gelijk zijn of overeenstemmen met het maatschappelijk doel van de vereniging zelf.

Reglement
Statuten
Begroting
Overeenkomst