Het Gemeentebestuur van Hoeilaart, vertegenwoordigd door het College van Burgemeester en schepenen, voor wie optreden , handelend ingevolgde de beraadslaging van de Gemeenteraad, d.d. ;

De V.Z.W. "Cultuurcentra", waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te Hoeilaart, vertegenwoordigd door , handelend ingevolge de beraadslaging in de Raad van Beheer van de V.Z.W., d.d. ;

wordt met inachtneming van :

• het decreet van 24 juli 1991 betreffende de erkenning en subsidiëring van de Nederlandstalige culturele centra die het culturele leven in de Vlaamse Gemeenschap bevorderen ;

• het besluit van de Vlaamse Executieve van 21 oktober 1992 betreffende de erkenning en subsidiëring van de Nederlandstalige culturele centra;

• de wet van 27 juni 1921 waarbij aan de vereningen zonder winstgevend doel rechtspersoonlijkheid verleend wordt;

• de gemeentewet, inzonderheid de artikelen 93, 3°; 116; 119; 120; 123, 3° en 4°; 130; 135, §1 en §2, 3° en 138,

Overeengekomen :

de V.Z.W. "Cultuurcentra" te belasten met het beheer van het cultureel centrum volgens de bepalingen en de voorwaarden die volgen :

Duur van de Concessie - Overeenkomst

Artikel 1 :

§ 1 De overeenkomst neemt een aanvang op . Zij is van onbepaalde duur.

§ 2 De concessie wordt om niet verleend.

§ 3 Beide partijen kunnen op elk ogenblik de overeenkomst beëindigen door een aangetekend schrijven, dat 6 maanden vooraf wordt verstuurd.

§ 4 Bovendien is de Gemeenteraad gerechtigd deze overeenkomst zonder opzegtermijn te verbreken, indien hij grote tekortkomingen of zware overtredingen vaststelt tegen de bepaligen van deze concessie-overeenkomst, of wanneer het algemeen belang dit vereist. De vastgestelde tekortkomingen of overtredingen zullen per aangetekend schrijven aan de V.Z.W. betekend worden.

Verantwoordelijkheid van de V.Z.W.

Artikel 2 :

De Gemeenteraad garandeert dat de V.Z.W. op zijn minst (cf. artikel 2, § 2 van het besluit van de Vlaamse Executieve van 21 oktober 1992) :

1. binnen de perken van de beschikbare middelen, bevoegd is voor het opstellen van de programmering en de inhoud van de eigen culturele activiteiten van het cultureel centrum;

2. gehoord wordt bij de aanwervingsvoorwaarden van de cultuurfunctionarissen van het cultureel centrum. Het gemeentebestuur benoemt de cultuurfunctionarissen uit de door de Raad van Beheer van de V.Z.W. voorgestelde kandidaten

3. over inspraakrecht beschikt over alle overige aspecten van het beheer van het cultureel centrum;

4. recht heeft op informatie over alle beleidsbeslissingen van de inrichtende overheid inzake alle culturele infrastructuur van het gemeentebestuur.

Artikel 3 :

De samenstelling en de werking van de V.Z.W. moeten beantwoorden aan :

•het decreet van 24 juli 1991 betreffende de erkenning en subsidiëring van de Nederlandstalige culturele centra die het culturele leven in de Vlaamse Gemeenschap bevorderen ;

•het besluit van de Vlaamse Executieve van 21 oktober 1992 betreffende de erkenning en subsidiëring van de Nederlandstalige culturele centra;

•de wet van 27 juni 1921 waarbij aan de verenigingen zonder winstgevend doel rechtspersoonlijkheid verleend wordt.

Omvang en uitrusting cultureel centrum

Artikel 4 :

§ 1 Het cultureel centrum omvat volgende gebouwencomplexen :

Naam : lokalen van het Felix Sohiecentrum, gelegen te : Gemeenteplein nr 1, gemeente : 1560 Hoeilaart
(uitgezonderd lokalen gebruikt door de bibliotheek en het naschools onderwijs), zoals aangeduid op bijgevoegd plan

Naam : In de Koldam, gelegen te : Koldamstraat, nr 9,
gemeente : 1560 Hoeilaart
(grote zaal op het gelijkvloers en tentoonstellingsruimte op verdieping),zoals aangeduid op bijgevoegd plan.

§ 2 Bijkomende of toekomstige culturele accomodaties van het Gemeentebestuur kunnen, mits het akkoord van de ondertekenaars, steeds toegevoegd worden aan deze concessie-overeenkomst.

§ 3 Worden ter beschikking van de V.Z.W. gesteld : de in § 1 opgesomde gebouwen, de goederen onroerend door bestemming en de roerende goederen.

§ 4 Een inventaris van de onroerende en roerende goederen zal worden opgesteld en vastgehecht aan deze overeenkomst. Ieder jaar zal bij het indienen van de rekeningen een inventaris worden opgemaakt van de goederen toebehorende aan het Gemeentebestuur en van de goederen die verworven werden door de V.Z.W.

§ 5 Bij het einde van de overeenkomst komen alle goederen, die door het Gemeentebestuur ter beschikking werden gesteld evenals deze die door de V.Z.W. werden verworven in volle eigendom, terug aan het Gemeentebestuur.

Onderhoud en herstellingen

Artikel 5 :

§ 1 De V.Z.W. erkent de onroerende en de roerende goederen te hebben ontvangen volgens de beschrijving die overeenstemt met bijgevoegde inventaris.

§ 2 De V.Z.W. neemt het volledig onderhoud van de onder § 1 vermelde goederen te haren laste, gebruik makend van door de gemeente ter beschikking gesteld personeel. Het zwaar onderhoud van de gebouwen valt ingevolge artikel 1720 van het Burgerlijk Wetboek ten laste van de eigenaar.

§ 3 De V.Z.W. zorgt er voor dat de lokalen steeds perfect in orde zijn en dat de technische-, de veiligheids- en elektrische uitrusting, de verwarmingsinstallatie, de liften, enz., regelmatig nagezien worden zoals wettelijk verplicht.

§ 4 De V.Z.W. verbindt zich er toe de roerende goederen zo nodig te herstellen en eventueel te hernieuwen.

§ 5 Indien grote herstellingen of onderhoudswerken uitgevoerd moeten worden, moet de V.Z.W. het gemeentebestuur tijdig inlichten over de noodzakelijkheid en de dringendheid van de uit te voeren werken.

§ 6 De V.Z.W. mag geen enkele wijziging brengen aan de gebouwen zonder schriftelijke instemming van het College van Burgemeester en Schepenen, na beslissing van de Gemeenteraad.

§ 7 Bij investeringen uitgevoerd door de V.Z.W., doch waarvan de financiering in hoofdzaak ten laste valt van het Gemeentebestuur, is de V.Z.W. verplicht strikt de wetgeving op de overheidsopdrachten na te leven. De desbetreffende beslissingen van de V.Z.W. hebben enkel uitwerking na goedkeuring ervan in een gemotiveerd besluit door de Gemeenteraad.

Gebruik cultureel centrum

Artikel 6 :

§ 1 De beheersorganen of de directie van het cultureel centrum hebben geen recht op tussenkomst in de programmering en de culturele inhoud van de activiteiten die er plaatsvinden op initiatief van de gebruikers, behalve wat betreft de maatregelen die behoren tot het strafrecht, het sociaal recht, het belastingsrecht, de economische reglementering en onverminderd de grondwettelijke waarborgen.

De regels tot vaststelling van de gebruiksvoorwaarden mogen uitsluitend rekening houden met de eigen materiële kenmerken van de desbetreffende culturele infrastructuur.

Om ideologische of filosofische redenen kan aan geen enkele groepering het gebruik van het cultureel centrum voor culturele doeleinden worden ontzegd.

§ 2 De V.Z.W. mag de gebouwen, de inrichting en de uitrusting van het cultureel centrum slechts benutten om haar maatschappelijk doel zoals bepaald in artikel 4 van haar statuten te verwezenlijken. Zij verbindt er zich toe het beheer zelf waar te nemen en zij mag in geen geval dit beheer aan een derde afstaan of overdragen.

§ 3 Het is echter de V.Z.W. toegelaten de uitbating van het cafetaria en de levering van maaltijden, gerechten of dranken in concessie te geven. De voorwaarden van deze concessie worden vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst, waarvan de bepalingen niet strijdig mogen zijn met deze concessie-overeenkomst. Een afschrift van dit concessiecontract wordt als bijlage aan deze concessie-overeenkomst gehecht.

§ 4 De huur- en gebruiksvoorwaarden van het cultureel centrum worden vastgesteld door de Gemeenteraad, op voorstel van de V.Z.W.

§ 5 De vzw verbindt er zich toe de gevraagde lokalen kosteloos ter beschikking te stellen van het gemeentebestuur tijdens de jaarlijkse druivenfeesten, gedurende zeven dagen, alsook voor door het gemeentebestuur georganiseerde activiteiten, met een maximum van twee dagen per maand en voor zover tijdig, minstens twee maanden vooraf aan de vzw aangevraagd.

Verzekeringen

Artikel 7 :

Om de verantwoordelijkheid van het Gemeentebestuur als eigenaar en van de V.Z.W. als beheersorgaan te dekken, worden verzekeringscontracten afgesloten tegen volgende risico’s.

Het Gemeentebestuur verzekert de roerende en de onroerende eigendommen van zichzelf en van de V.Z.W. tegen brand, ontploffingen, diefstal, vallen van vliegtuigen en andere mogelijke risico’s. Het Gemeentebestuur doet afstand van verhaal tegenover de V.Z.W. en de gebruikers van het cultureel centrum.

Het gemeentebestuur verzekert eveneens :

-de burgerlijke verantwoordelijkheid van haar personeel;

-arbeidsongevallen van haar personeel.

De vzw verzekert :

-de verantwoordelijkheid ten gevolge van exploitatie en verhuren van het gebouw en de uitrusting, alsook de objectieve aansprakelijkheid;

-de verantwoordelijkheid als inrichter van eigen activiteiten;

-de risico’s "Burgerlijke Aansprakelijkheid, "Rechtsbijstand" (en "Lichamelijkse Ongevallen") voor de werkende leden en de waarnemers van de vzw.

De V.Z.W. zal een afschrift van de polissen aan het Gemeentebestuur bezorgen. Betalingsbewijzen van deze verzekeringscontracten worden op eenvoudige vraag voorgelegd aan het Gemeentebestuur.

Gemeentelijke tussenkomst

Artikel 8 :

Binnen het kader van de door de toezichthoudende overheid goedgekeurde gemeentebegroting, draagt het Gemeentebestuur de kosten van verwarming, electriciteit en water.

Bovendien komt het Gemeentebestuur tussen in de werkingskosten van de V.Z.W. op basis van het door de Gemeenteraad aanvaarde deficit in het door de V.Z.W. voorgelegde ontwerp van begroting.

Personeel

Artikel 9 :

Het Gemeentebestuur stelt de cultuurfunctionaris en ander personeel ter beschikking naar gelang van de behoeften.

Boekhouding, Begroting en Rekeningen

Artikel 10 :

§ 1 De V.Z.W. zal een volledige boekhouding houden.

§ 2 Tweemaal per jaar, vóór 15 april en vóór 15 oktober, zal een exploitatierekening van inkomsten en uitgaven aan het Gemeentebestuur voorgelegd worden.

§ 3 Uiterlijk op 15 februari zal de V.Z.W. de rekeningen van het afgelopen dienstjaar aan het Gemeentebestuur overmaken alsmede de definitieve begroting over het lopende dienstjaar.

§ 4 Jaarlijks, vóór 15 september, maakt de V.Z.W. een ontwerp van begroting op voor het volgende dienstjaar en legt dit voor aan het Gemeentebestuur ten einde deze in staat te stellen bij het opstellen van de gemeentebegroting rekening te houden met de tussenkomst in een eventueel deficit van de vereniging.

§ 5 De rekeningen, het ontwerp van begroting en de definitieve begroting moeten door de Gemeenteraad goedgekeurd worden, waarbij alle verantwoordingsstukken met betrekking tot deze documenten permanent ter inzage zijn van de leden van de Gemeenteraad, via de cultuurfunctionaris.

Artikel 11 :

§ 1 Alle ontvangsten van de V.Z.W. kunnen slechts gebruikt worden voor het dekken van de kosten die de uitbating van het cultureel centrum belasten.

§ 2 Een eventueel onverschot op het einde van een boekjaar, wordt overgedragen naar het volgende dienstjaar.

Artikel 12 :

De financiële verrichtingen van de V.Z.W. worden nagezien door één of meerdere ambtenaren van het Gemeentebestuur, handelend in hun functie. Zij hebben een onbeperkte bevoegdheid van controle en toezicht. Zij mogen kennis nemen van alle geschriften en computerbestanden betreffende de financiële toestand en de verrichtingen van de V.Z.W., evenwel zonder deze documenten te verplaatsen. Zij zullen aan de Algemene Vergadering en aan de Gemeenteraad het resultaat van hun opdracht onderwerpen, vergezeld van de voorstellen die zij noodzakelijk achten.

Algemene bepalingen

Artikel 13 :

De statuten van de V.Z.W. Cultuurcentra, het huishoudelijk reglement, de wijzigingen van de statuten en de wijzigingen van het huishoudelijk reglement zijn slechts rechtsgeldig voor zover zij door de gemeenteraad worden goedgekeurd.

Artikel 14 :

§ 1 De V.Z.W. zal bij het einde van de overeenkomst de gebouwen, de onroerende en de roerende goederen in goede toestand van onderhoud overdragen aan het Gemeentebestuur. Op dat ogenblik zal een tegensprekelijke plaatsbeschrijving opgemaakt worden en inventaris gehouden worden. Alle door de V.Z.W. aangebrachte wijzigingen, blijven bij het einde van de overeenkomst zonder vergoeding eveneens eigendom van het Gemeentebestuur;

§ 2 Bij ontbinding van de V.Z.W. of bij het einde van de concessie-overeenkomst, zal het vermogen van de V.Z.W. toekomen aan het Gemeentebestuur, met de verplichting het aan te wenden voor de aflossing van de financiële lasten van het cultureel centrum of voor het verwezenlijken van doelstellingen die gelijk zijn of overeenstemmen met het maatschappelijk doel van de V.Z.W.

Artikel 15 :

Het College van Burgemeester en Schepenen, evenals de daartoe aangeduide ambtenaren, houden toezicht op de stipte naleving van de bepalingen van deze concessie-overeenkomst.

Artikel 16 :